Data Privacy and General Terms

Data Privacy Statement

+++ For data protection at bwcon see below (in German) +++

 

Consent to the use of my personal data

When booking this event you agree that your personal data collected during this registration may be stored and used for the organisation and realisation of this event. Your consent is mandatory for your participation.

Upon completion of the event, your data will be saved to a database. Should the event be supported by a public project, your data will be stored as long as is specified in the respective funding guidelines (5 years as a rule). In case you have not booked any new events with the two above-mentioned organisations within this time period, your data will be deleted automatically.

Furthermore, you agree that bwcon e.V. and bwcon GmbH may use your personal data for the purpose of sending you information from the IT and media industries as well as information on upcoming events of bwcon by means of post and/or e-mail. bwcon will use your personal data collected during the registration for the carrying-out of our own events and the information about further events that we send you by e-mail.

You agree that bwcon GmbH, as the operating arm of bwcon e.V., performs certain administrative tasks, based on a business management contract, for bwcon e.V. Employees of bwcon GmbH have access to your data within this defined scope. This consent is mandatory for a participation in the events. Beyond that, your personal data will not be passed on to third parties without your express consent or without legal basis.

The above-mentioned declarations of consent may be revoked at any time for the future if and as long as the storage and the processing of your data are not mandatory for the organisation of the event (section 28 para. 1 BDSG [German Federal Data Protection Act]). Moreover, you have a right to free information about your stored data and, if applicable, a right to the correction, blocking or deletion of such data. The responsible body for this is bwcon GmbH, Breitscheidstr. 4, 70174 Stuttgart, datenschutz@remove-this.bwcon.de.

 

General Terms of Participation

With your registration, you accept the following conditions:

1. Registration

In any case, you must register for an event in writing by means of our registration form. Registrations will be considered on a regular basis in the order of their arrival; specific selection procedures for certain events remain unaffected by this. Your registration will be confirmed after the closing date at the latest. The contract becomes valid upon receipt of the confirmation.

2. Payment Conditions

Prices for the event are displayed on the website of the Heidelberg Innovation Forum in the tickets section. Delivery costs are calculated separately where they are indicated separately. The prices indicated at the time of booking apply.

The invoice will be sent after the event.

Payment is due within 14 days of receiving the invoice.

The participation fee can be found in the registration information of the respective event.

 

3. Withdrawal and Termination

As for events, the contractual partner may withdraw from the contract if he/she informs us about the withdrawal in writing.

Rates charged in case of cancellation:

  • up to 14 days prior to the start of the event a handling fee of 50 euros plus VAT will be charged
  • up to 7 days prior to the start of the event, 50% of the total participant costs will be charged.
  • up to 5 days or less prior to the start of the event, 100% of the total participant costs will be charged

If the withdrawal does not take place on the due date up to 5 days or less before the event, the contractual partner will be obliged to pay the complete fee. Providing a substitute participant is possible at all times. The name of a replacement participant may be supplied in writing to bwcon GmbH.

The decisive date is the date of receipt of the withdrawal notification. Withdrawal notifications must be sent by e-mail to events@remove-this.bwcon.de.  

 

4. Reduced Rates

Reduced rates available for specific price groups are shown for each event on the website of the Heidelberg Innovation Forum. Reductions will be given only if requested by participants at the time of purchase. No reductions can be given once the booking procedure has been completed.
 
Reduced tickets are only valid in conjunction with proof of concessionary status. Combining more than one reduction is not allowed. Proof of status must be presented on the day of the event together with the booking confirmation and/or entry ticket. If the proof of status does not have a photograph, an additional document with a photograph must be shown (e.g. passport, driving license).
Reduced rates can be altered at any time by bwcon GmbH. bwcon GmbH is also entitled to limit or withdraw reduced entry tickets for certain events.

 

5. Cancellations / Modifications to Events

Baden-Wuerttemberg: Connected e.V./bwcon GmbH reserves the right to cancel events up to one day before the event is due to begin, especially in case of an insufficient number of registrations. Further claims for damages are excluded. This also applies to short-notice cancellations or an event cancellation, even if it is no longer possible to inform the participants beforehand.

As far as the event is not substantially impaired, a replacement of speakers and modifications to the agenda entitle the participants neither to withdraw from the contract nor to reduce the fee.

If the event is cancelled due to force majeure (fire, strike, terrorism etc.) or other circumstances, for which Baden-Wuerttemberg: Connected e.V./bwcon GmbH is not accountable, but which make the services of Baden-Wuerttemberg: Connected e.V./bwcon GmbH significantly more difficult or impossible, the participant is entitled neither to the reimbursement of the participation fee nor to the compensation of other losses such as travelling expenses or hotel costs. In case of force majeure, Baden-Wuerttemberg: Connected e.V./bwcon GmbH will be exempt from the services for the duration of the obstruction.

6. Recordings

Photographic and film documents (recordings) will be produced during the event. We should like to point out that, with the registration for and confirmation of the event, you agree to the publication of photos and film recordings in which you are shown within the scope of the event.

If you do not agree, please let us know:

Bwcon GmbH

Breitscheidstr. 4

70174 Stuttgart, Germany

datenschutz@remove-this.bwcon.de

 

6. Final Clause

If individual provisions of these terms are or become invalid, the validity of the remaining terms shall not be affected. This agreement is subject to German law. Place of jurisdiction of all legal disputes arising from this contractual relationship is Stuttgart.

 

Version: September 2015

 

 

Datenschutz

Datenschutzprinzipien von Baden-Württemberg: Connected e.V. und bwcon GmbH
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